Novela oznamovací povinnosti při zaměstnávání cizinců od října 2025: Co musí vědět zaměstnavatelé
Legislativa, , , , , , ,

Český pracovní trh se v posledních letech bez cizinců neobejde. Podle dat Ministerstva práce a sociálních věcí pracuje v ČR více než 800 tisíc zahraničních pracovníků, což představuje přibližně 15 % všech zaměstnaných osob. Bez jejich zapojení by některé sektory – stavebnictví, výroba, logistika či zdravotnictví – jednoduše nemohly fungovat. 📊

Od 1. října 2025 ale vstupuje v platnost novela zákona o zaměstnanosti, která zásadním způsobem mění pravidla pro zaměstnavatele. Zavádí se nová definice nehlášené práce a mění se lhůta, dokdy musí zaměstnavatel ohlásit nástup cizince. Zatímco dosud stačilo oznámit nástup „nejpozději v den nástupu“, nově bude nutné splnit tuto povinnost ještě před začátkem výkonu práce.

Na první pohled detail, ale v praxi obrovská změna. 📌 Pokud zaměstnavatel proces nezvládne, hrozí mu pokuty až do výše 3 milionů korun. A co je nejdůležitější – týká se to všech kategorií cizinců, nejen těch „třetizemců“.

1. Jak to fungovalo dříve a co se mění 🕰️➡️📅

Dosavadní praxe

Zaměstnavatel, který chtěl zaměstnat cizince (ať už z EU, nebo ze třetí země), měl povinnost informovat Úřad práce ČRo jeho nástupu.

  • Do 30. 9. 2025: oznámení stačilo podat nejpozději v den nástupu. Tedy klidně i ráno v 8:00, zatímco cizinec už začal v 6:00 pracovat.
  • Forma oznámení: datová schránka, elektronický formulář, nebo i papírově.

Nová úprava

Od 1. října 2025 novela říká jasně:

👉 Oznámení musí být provedeno předtím, než cizinec poprvé začne vykonávat práci.

To znamená: pokud HR oddělení zapomene, nebo se nestihne vše vyřídit, a pracovník nastoupí, vzniká nehlášená práce – nový přestupek s vysokými sankcemi.

Co je to „nehlášená práce“ ⚠️

Novela zavádí úplně nový institut do českého práva. Nehlášená práce je situace, kdy:

  • zaměstnavatel nesplní oznamovací povinnost před začátkem výkonu práce,
  • zaměstnanec už ale fakticky pracuje.

Důležité: nejde o klasickou „nelegální práci“ (tzv. švarcsystém nebo práce bez povolení), ale o samostatný přestupek. 🚨

Sankce

  • pokuta až 3 000 000 Kč,
  • možnost postihu i při drobném zpoždění,
  • výjimka: pokud zaměstnavatel oznámí do 5 dnů po nástupu a inspekce práce ještě nezahájila kontrolu, může být sankce prominuta.

2. Koho se změna týká? 👥

Mnozí zaměstnavatelé se mylně domnívají, že jde jen o pracovníky ze třetích zemí. Ve skutečnosti se to vztahuje na všechny cizince:

  1. Občany EU a jejich rodinné příslušníky – i když mají volný přístup na trh práce.
  2. Občany třetích zemí – držitele zaměstnaneckých karet, modrých karet, povolení k pobytu.
  3. Cizince s volným přístupem na trh práce – např. absolventy českých škol, držitele trvalého pobytu.

Výjimka tedy není. ✅

3. Jak oznámení podat 📩

Ministerstvo práce a sociálních věcí doporučuje elektronickou cestu:

  • datová schránka,
  • portál MPSV nebo MůjÚP,
  • formuláře v předepsaném XML formátu.

💡 Papírová forma bude stále možná, ale vzhledem k digitalizaci a kontrolám je bezpečnější elektronická verze.

4. Příklady z praxe 📝

  1. Stavební firma přijme pracovníka z Ukrajiny. HR specialistka zapomene poslat oznámení včas a pracovník nastoupí na stavbu. Už od první hodiny se jedná o „nehlášenou práci“. Firma riskuje pokutu.
  2. Restaurace zaměstná brigádníka – studenta ze Slovenska. Protože jde o občana EU, manažer se domnívá, že nemusí nic hlásit. Omyl. I občan EU musí být oznámen. Pokud nastoupí bez oznámení, hrozí sankce.
  3. Logistická firma má propracovaný systém. Všechny nástupy cizinců jsou hlášeny automaticky přes HR software napojený na datovou schránku. Díky tomu minimalizuje riziko pokuty.

5. Praktické dopady pro firmy 🏢

HR oddělení

  • musí nastavit procesy tak, aby oznámení proběhlo před prvním výkonem práce,
  • kontrolní seznam: pracovní smlouva, povolení k pobytu, oznámení ÚP, až poté nástup.

IT systémy

  • některé firmy budou muset upgradovat HR software, aby uměl generovat a odesílat oznámení v předepsaném formátu,
  • možnost integrace se státními systémy (např. MPSV).

Management

  • nutnost proškolit vedoucí zaměstnance – nesmí pustit cizince „na směnu“ bez potvrzení od HR.
  • interní směrnice, kdo odpovídá za splnění povinnosti.

6. Srovnání s Evropou 🇪🇺

ČR není jediná země, která zpřísňuje pravidla.

  • Německo – hlášení cizinců povinné před výkonem práce už několik let, vysoké pokuty.
  • Rakousko – přísná kontrola pracovních povolení, sankce až 50 000 €.
  • Slovensko – podobně jako ČR, ale zatím povoluje oznámení i v den nástupu.

👉 Česká republika se tedy s novelou dostává do souladu s přísnějším evropským standardem.

7. Doporučení pro zaměstnavatele ✅

  1. Proveďte interní audit – zkontrolujte, jak teď probíhá nástup cizinců.
  2. Upravte vnitřní předpisy – nastavte jasnou zodpovědnost (HR, manažer, ředitel pobočky).
  3. Zajistěte technické řešení – elektronické podání formulářů, ideálně napojení na HR systém.
  4. Školte zaměstnance – vysvětlete, že bez potvrzení oznámení nesmí cizinec nastoupit.
  5. Vytvořte kontrolní mechanismus – např. povinná kontrola nástupu vedoucím pracovníkem.

8. Nejčastější otázky (FAQ) ❓

1. Co když podám oznámení až v den nástupu, ale před začátkem směny?
To je v pořádku – klíčové je, aby oznámení bylo provedeno před samotným výkonem práce.

2. Jak se definuje „výkon práce“?
Jakýkoliv okamžik, kdy zaměstnanec začne vykonávat činnost podle pracovní smlouvy nebo dohody (např. obléknutí uniformy a nástup na pracoviště).

3. Platí to i pro brigádníky – studenty z EU?
Ano, platí. Povinnost se vztahuje na všechny cizince.

4. Co když udělám chybu ve formuláři?
Chybný formát se může považovat za nesplněnou povinnost. Proto se doporučuje elektronické podání, které hlídá chyby.

5. Jak se prokazuje, že oznámení bylo podáno?
Elektronické podání generuje potvrzení (PDF, záznam v datové schránce). U papírové verze si nechte potvrdit převzetí.

9. Emocionální rovina: Proč to není jen „byrokracie“ 💬

Na první pohled může novela působit jako další administrativní zátěž. Ale její smysl je jasný:

  • ochrana pracovního trhu – transparentní zaměstnávání, kontrola počtu cizinců,
  • férová konkurence – zabránění šedé ekonomice,
  • ochrana zaměstnanců – pokud je pracovník nahlášen, má nárok na všechny benefity a ochranu pracovního práva.

10. Shrnutí: Co musíte udělat do 1. října 2025 📆

  • 📌 Oznámit nástup cizince předem – ne až v den nástupu během směny.
  • 📌 Přizpůsobit HR procesy, školit zaměstnance a vedoucí.
  • 📌 Využívat elektronické nástroje, které minimalizují chyby.
  • 📌 Nezapomenout, že novela platí pro všechny kategorie cizinců.
  • 📌 Vyhnout se riziku až milionových sankcí.

Závěrečné doporučení 📝

Český pracovní trh stojí na práci cizinců – a novela od října 2025 je přelomová. Pokud se firmy nepřipraví, riskují nejen vysoké pokuty, ale i problémy při kontrolách inspekce práce. Z pohledu HR to znamená jedno: nenechávejte procesy na poslední chvíli, nastavte je hned teď.

👉 Vytvořte si interní checklist, školte zaměstnance a ověřte, že vaše HR systémy dokážou správně komunikovat s úřady.

Ať už jste malá firma s pár zaměstnanci, nebo velká nadnárodní společnost, pravidla platí pro všechny stejně. Férové zaměstnávání cizinců není jen o zákonu – je to i vizitka firmy. 🌟