Fakturace pro OSVČ 2026: náležitosti, splatnost, e-fakturace a nástroje

Faktura není jen kus papíru s logem a částkou. Když ti chybí povinné údaje, klient může reklamovat, banka nezaúčtuje a finanční úřad přimhouří oko jen do první kontroly. Špatně vystavená faktura = právně neplatný daňový doklad = problém.

V 2026 se ale fakturace zjednodušuje – datové schránky má povinně každý OSVČ, e-fakturace běží i ve veřejné správě a nástroje jako iDoklad nebo Fakturoid samy pohlídají, abys nezapomněla na žádnou náležitost.

V článku ti ukážu:

• Co MUSÍ obsahovat faktura OSVČ (neplátce vs. plátce DPH)
• Splatnost – kolik dní stanovit a co dělat, když klient neplatí
• E-fakturace a datová schránka v 2026
• Nástroje – iDoklad, Fakturoid, ručně, Excel – co kdy zvolit
• Časté chyby a jak se jim vyhnout

Co MUSÍ obsahovat faktura – náležitosti 2026

Záleží, jestli jsi plátce DPH nebo neplátce DPH. Jiné povinnosti.

Neplátce DPH (typická OSVČ pod 2 mil. Kč/rok)

Tvoje faktura není „daňový doklad“ v technickém smyslu, ale stejně musí splnit základní obchodní náležitosti podle občanského zákoníku a zákona o účetnictví:

Povinné údaje:

1. Označení dokladu – slovo „Faktura“ nebo „Účtenka“ + jedinečné číslo (např. 2026001)
2. Datum vystavení
3. Datum splatnosti
4. Údaje o tobě (dodavateli):
   – Jméno a příjmení (nebo obchodní firma)
   – Sídlo / místo podnikání
   – IČO
   – Jsi-li v živnostenském rejstříku / nezapsaný v OR – uveď to (např. „Fyzická osoba podnikatel zapsaný v živnostenském rejstříku“)
5. Údaje o klientovi (odběrateli):
   – Jméno / firma
   – Sídlo / adresa
   – IČO (pokud má)
6. Popis zboží / služby – co konkrétně si fakturuješ
7. Cena – jednotková + celkem (jsi-li neplátce DPH, NEUVÁDÍŠ DPH – to je důležité!)
8. Údaje pro platbu – číslo účtu, variabilní symbol
9. Doložka „Neplátce DPH“ – výslovně. Ušetří klientovi i tobě nedorozumění.

⚠️ Klíčový rozdíl: Neplátce DPH nesmí uvádět DPH na faktuře. Pokud bys ji uvedla, musela bys takto uvedenou daň státu odvést (§ 108 zákona o DPH), i když plátce nejsi – a klient si ji stejně nemůže odečíst.

Plátce DPH (obrat nad 2 mil. Kč/rok)

Tvoje faktura JE daňový doklad dle § 29 zákona o DPH. Povinné jsou všechny náležitosti pro neplátce + tyto navíc:

• DIČ dodavatele i odběratele (pokud je odběratel plátce)
• Datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) – kdy jsi službu / zboží reálně dodala
• Cena bez DPH, sazba DPH (21 % / 12 % / 0 %), výše DPH v Kč, cena s DPH
• Pokud používáš zvláštní režim (přenesená povinnost, jednoduchý režim) – uvést výslovně
• Pro plnění nad 10 000 Kč: musí být daňový doklad s plnou identifikací

Zjednodušený daňový doklad

Pokud fakturuješ částku do 10 000 Kč včetně DPH přímo zákazníkovi, můžeš použít zjednodušený daňový doklad – bez nutnosti uvádět odběratele.

💡 Tip: Při velkém množství malých faktur (např. e-shop) pomáhá zjednodušený doklad ušetřit čas. Ale dělej to obratem – pokud ti zákazník pošle nákup za 12 000 Kč, zjednodušený nelze.

Limity 2026, které musíš znát

Splatnost – kolik dní stanovit?

Splatnost je dohoda dvou stran. Pokud není uvedena, podle občanského zákoníku § 1963 platí 30 dní ode dne doručení faktury.

Doporučené splatnosti dle typu klienta

• Drobní podnikatelé / OSVČ: 7–14 dní (rychlejší cash flow, méně dluhů)
• Střední firmy: 14–21 dní
• Velké korporace / státní správa: 30 dní (často trvají na 60 dnech ve smlouvě)
• Veřejná zakázka: zákonem max. 30 dní (zákon č. 134/2016 Sb.)

💡 Tip: Splatnost krátíš tím, že vystavíš fakturu co nejdřív po dodání služby. Klient ji nemůže „neúmyslně zapomenout“ – datum vystavení = startovní čára splatnosti.

Co dělat, když klient neplatí

1. Den po splatnosti – automatická upomínka (1. urgence). Nástroje to dělají samy.
2. +7 dní – telefonát nebo osobní e-mail
3. +14 dní – 2. upomínka + výzva k jednání
4. +30 dní – předžalobní výzva (s lhůtou 7 dní)
5. +45 dní – žaloba k soudu / inkasní agentura

Úroky z prodlení ode dne po splatnosti – zákonná sazba podle § 2 nařízení vlády č. 351/2013 Sb. = repo sazba ČNB k 1. dni pololetí + 8 procentních bodů. Pro prodlení započatá v 1. pololetí 2026 to dělá 11,50 % p.a. (repo 3,50 % + 8 p.b.). Smluvně lze sjednat i jinou sazbu.

Smluvní pokuta se nehodí pro většinu OSVČ (komplikovaný výklad). Lepší jsou úroky z prodlení plynoucí přímo ze zákona.

Elektronická fakturace a datová schránka

Od 1. 1. 2023 mají všechny OSVČ povinnou datovou schránku (zřízenou ze zákona). Od 2026 to znamená:

• E-faktura = standard. PDF s elektronickým podpisem (nebo i bez něj, pokud klient akceptuje) má stejnou právní váhu jako papírová.
• Datová schránka = bezplatný kanál pro odesílání faktur (pokud má klient také DS).
• Veřejná správa preferuje e-faktury ve formátu ISDOC (případně přijímá PDF).

Co je ISDOC a kdy ho potřebuješ

ISDOC (Information System Document) = český standard pro strukturovanou e-fakturu. Obsahuje XML data, která se rovnou nahrají do účetnictví příjemce – žádné přepisování.

Kdy ho potřebuješ:

• Fakturuješ státní správě / samosprávě
• Klient má účetní systém, který ho umí (čím dál víc firem)
• Chceš automatizaci

Nástroje, které ISDOC umí: Fakturoid, iDoklad, Pohoda, Money S3, Helios.

Nástroje na fakturaci – které si vybrat

1) iDoklad

iDoklad

Pro koho: OSVČ začátečník + střední, neplátce i plátce DPH.

Plusy:

• Český produkt (Solitea), 100% v souladu s českou legislativou
• Automatické upomínky, e-faktura, ISDOC, bankovní propojení
• Free tarif do 5 faktur/měs
• Mobilní aplikace, datovka, párování plateb

Cena: 0 Kč (free), 199 Kč/měs (Mini), 499 Kč/měs (Lite), 999 Kč/měs (Standard) – ceny 2026 orientační, zkontrolovat na webu.

2) Fakturoid

Fakturoid

Pro koho: Mírně technicky zdatnější OSVČ, freelanceri.

Plusy:

• Velmi přátelské UI, API pro programátory
• Předvyplnění z ARES (IČO → automaticky firma)
• Cizojazyčné faktury (anglicky, německy)
• ISDOC, datovka, bankovní propojení

Cena: 0 Kč (do 3 klientů/měs), tarify od 290 Kč/měs.

3) SuperFaktura

SuperFaktura

Pro koho: OSVČ, která chce minimum kliknutí a nejnižší cenu.

Plusy:

• Velmi nízká cena – Mini tarif od ~39 Kč/měs (30 faktur ročně), Standard ~199 Kč/měs (neomezené)
• Slovenský produkt s velkou českou klientelou, dobře přeložený
• QR kód pro úhradu generuje automaticky
• Funguje pro plátce DPH i neplátce
• Dobrá mobilní aplikace

Mínusy:

• Menší ekosystém integrací než české alternativy
• Občas pomalejší podpora

4) Excel / Word šablona

Pro koho: 1–2 faktury měsíčně, nechceš nic platit.

Plusy:

• Zdarma
• Plná kontrola

Mínusy:

• Ručně všechno
• Riskuješ překlepy v IČO/účtu
• Žádné automatické upomínky, žádná evidence

Verdikt podle profilu:

Pokud fakturuješ alespoň 3 faktury měsíčně, vyplatí se nástroj. Migrace mezi nimi je možná, ale nepříjemná – rozhodnutí je dlouhodobé.

Časté chyby a jak se jim vyhnout

1) Číslování faktur

❌ „2026/01″, pak „2026-1″, pak „001/2026″ – nekonzistentní
✅ Jedna řada, posloupná čísla: 2026001, 2026002, … nebo F2026/0001, F2026/0002, …

2) Datum splatnosti chybí / je nejasné

❌ „Splatnost 14 dní“ (od čeho?)
✅ Konkrétní datum: „Splatnost: 14. 7. 2026″

3) Neplátce DPH uvádí DPH

❌ „Cena: 10 000 Kč, DPH 21 % = 2 100 Kč, celkem 12 100 Kč“ – pokud nejsi plátce
✅ „Cena: 10 000 Kč. Neplátce DPH.„

4) Chybí IČO klienta

❌ „Pan Novák, Praha 5″ – ne, finanční úřad chce IČO firmy
✅ Vyhledej v ARES (ares.gov.cz) podle IČO → doplníš sídlo, formu, DIČ.

5) Špatný popis služby

❌ „Práce za leden“
✅ Konkrétně: „Grafický design – logo + brand manual pro X, dle smlouvy ze dne X. X. 2026″

6) Neuvedeš variabilní symbol

❌ Klient zaplatí, ty nevíš, koho přiřadit
✅ VS = číslo faktury (např. 2026001) → automatické párování v účetnictví.

FAQ

Můžu fakturovat zpětně?

Ano, ale datum vystavení = den, kdy fakturu skutečně vytvoříš. „Antedatovat“ (datovat zpětně) je nepřípustné – riskuješ pokutu. DUZP (datum uskutečnění plnění) může být dřívější, datum vystavení vždy dnes (nebo později).

Jak dlouho mám faktury uchovávat?

Neplátce DPH: 5 let (zákon o účetnictví § 31).
Plátce DPH: 10 let od konce zdaňovacího období (§ 35a zákona o DPH).

Elektronicky stačí – papírové originály nejsou povinné, pokud máš důvěryhodný digitální archiv.

Můžu vystavit fakturu po splatnosti?

Můžeš (chyba se stane). Splatnost ale běží od původního termínu, ne od opravy. Stačí omluvný e-mail a posunout splatnost.

Co je „dobropis“ a kdy ho vystavit?

Dobropis = oprava faktury směrem dolů (sleva, vrácení zboží, chyba). Tvoří se vždy s novým číslem dokladu, odkazem na původní fakturu a vyplněnou částkou se znaménkem minus.

Můžu fakturovat anglicky / klientovi v zahraničí?

Ano. B2B (firmě v EU s DIČ): dodáváš s přenesenou daňovou povinností (reverse charge) – neuvádíš DPH, doplníš poznámku „VAT to be paid by the customer“ + DIČ obou stran. B2C (občan v EU): uplatníš českou DPH (pokud jsi plátce). Mimo EU: většinou bez DPH (dle § 65–71f zákona o DPH).

Co dál – užitečné odkazy

• Pillar – Paušál vs. evidence 2026 – co zvolit, jak se daňové režimy liší
• Kalkulačka Paušál vs. evidence – propočet pro tvůj obrat: /kalkulacky/pausal-vs-evidence/
• Daňové přiznání OSVČ 2026 – co kdy podat (související článek)
• Free e-book – Potřebuje tvůj byznys restart? (25 stran, zdarma)
• Smlouvy a vzory – co tě ochrání před soudem ve sporu z faktury

Shrnutí

• Neplátce DPH: faktura BEZ DPH, doložka „Neplátce DPH“, IČO, popis služby, splatnost konkrétním datem.
• Plátce DPH: + DIČ, DUZP, sazba DPH, cena bez/s DPH.
• Splatnost: 7–14 dní pro malé klienty, 30 dní pro velké. Krátíš tím, že vystavíš fakturu hned po dodání.
• Datovka: od 2023 povinná, v 2026 standard pro odesílání. ISDOC = strukturovaná e-faktura.
• Nástroje: iDoklad / Fakturoid mají free tarif a ušetří hodiny i pokuty.

Zdroje (ověřeno 30. 5. 2026)

• § 29 zákona č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty – daňový doklad
• § 1963 zákona č. 89/2012 Sb. (občanský zákoník) – splatnost
• § 31 zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví – uchovávání dokladů
• § 35a zákona o DPH – uchovávání daňových dokladů
• Finanční správa – DPH limity 2025/2026
• Markové „Daňové zákony 2026″ (interní reference)

Článek je informativní. Pro konkrétní situaci konzultuj daňovou poradkyni.